Combien coûtent réellement vos déplacements professionnels ? Quels sont les postes de dépenses qui évoluent ? Vos collaborateurs respectent-ils la politique voyage ? Quelle est l’empreinte carbone de vos déplacements ?
Aujourd’hui, piloter les voyages d’affaires ne consiste plus seulement à suivre un budget. La donnée permet aux entreprises de mieux comprendre leurs dépenses, d’identifier les leviers d’économies et de faire évoluer leur politique voyage.
Chez VERDIÉ BUSINESS, nous considérons le reporting comme un véritable outil d’aide à la décision.
Reporting voyage d’affaires : transformer la donnée en décisions
Billets d’avion, train, hôtels, location de véhicules, frais annexes… Un déplacement professionnel génère de nombreuses données.
Les centraliser est une première étape. Les analyser est ce qui leur donne réellement de la valeur.
Un reporting des déplacements professionnels permet notamment de répondre à des questions très concrètes :
- où se concentre le budget voyages ?
- quelles destinations représentent les dépenses les plus importantes ?
- comment évolue le coût moyen des déplacements ?
- les réservations respectent-elles la politique voyage ?
- les collaborateurs réservent-ils suffisamment tôt ?
- quels modes de transport sont privilégiés ?
- comment évolue l’empreinte carbone des voyages ?
L’objectif n’est pas d’accumuler des chiffres, mais de disposer des bons indicateurs pour prendre les bonnes décisions.
Quels KPI suivre pour piloter ses voyages d’affaires ?
Tous les indicateurs n’ont pas la même utilité. Un tableau de bord efficace doit rester lisible et permettre d’identifier rapidement les points nécessitant une action.
Trois grandes familles de KPI peuvent structurer le pilotage du Business Travel.
1. Le coût des déplacements professionnels
Le premier indicateur reste naturellement le coût moyen d’un déplacement professionnel.
Mais une moyenne globale ne suffit pas.
Pour être réellement utile, l’analyse doit pouvoir être affinée par :
- type de prestation : aérien, ferroviaire, hôtel, location de voiture ;
- destination ;
- période ;
- service ou entité ;
- voyageur ;
- type de déplacement.
Cette granularité permet de comprendre les évolutions et d’identifier précisément les leviers d’optimisation.
Une hausse du budget voyages n’est pas nécessairement une mauvaise nouvelle si elle correspond à une augmentation de l’activité. À l’inverse, un budget stable peut masquer une forte hausse des coûts sur certaines destinations.
La donnée prend tout son sens lorsqu’elle est remise dans son contexte.
2. Le respect de la politique voyage
Une politique voyage d’entreprise définit les règles applicables aux déplacements : classes de réservation, plafonds hôteliers, fournisseurs privilégiés, anticipation des réservations ou encore circuits de validation.
Le reporting permet de mesurer la manière dont ces règles sont réellement appliquées.
Des écarts réguliers peuvent révéler plusieurs situations : règles mal comprises, tarifs devenus inadaptés, offre trop restrictive ou politique voyage qui ne correspond plus aux besoins des collaborateurs.
Le reporting devient alors un outil de dialogue.
L’objectif n’est pas seulement de contrôler, mais de comprendre les comportements pour faire évoluer les pratiques.
3. L’empreinte carbone des déplacements professionnels
La performance du voyage d’affaires ne se mesure plus uniquement en euros.
Les entreprises souhaitent également disposer d’une meilleure visibilité sur l’impact environnemental de leurs déplacements professionnels.
Suivre les émissions de CO₂ permet d’identifier les principaux postes d’émission et d’étudier les alternatives possibles.
Train plutôt qu’avion sur certaines liaisons, regroupement de plusieurs rendez-vous lors d’un même déplacement, optimisation des itinéraires : les données permettent d’objectiver les choix.
La démarche RSE devient ainsi mesurable et peut être intégrée directement au pilotage de la politique voyage.
Anticiper les réservations pour mieux maîtriser les coûts
Parmi les indicateurs à surveiller, le délai moyen entre la réservation et le départ est particulièrement intéressant.
Une réservation effectuée tardivement peut entraîner une hausse importante des tarifs, notamment dans l’aérien et l’hôtellerie.
Identifier les habitudes de réservation permet donc d’agir directement sur les comportements.
Le reporting peut par exemple révéler qu’un service réserve régulièrement quelques jours avant le départ alors qu’un autre anticipe davantage ses déplacements.
Ces informations permettent ensuite de sensibiliser les collaborateurs et d’adapter les règles de la politique voyage.
Du reporting au Smart Business Travel
Disposer de données est utile. Pouvoir les exploiter facilement l’est encore davantage.
Un outil de reporting performant doit permettre de passer rapidement d’une vision globale à une analyse détaillée.
L’entreprise doit pouvoir suivre son activité selon différents critères : période, voyageur, service, destination ou type de prestation.
Cette vision permet de détecter une évolution, d’en comprendre l’origine et surtout d’agir.
C’est là que le reporting devient un véritable outil de Smart Business Travel : la technologie fournit la donnée, l’expertise humaine lui donne du sens.
Reporting et sécurité des voyageurs : une autre dimension de la donnée
La donnée voyage joue également un rôle essentiel dans la sécurité des collaborateurs en déplacement.
Savoir qui voyage, où et à quel moment permet à l’entreprise de mieux réagir en cas d’événement susceptible d’affecter ses collaborateurs : mouvement social, événement climatique, incident majeur ou autre situation imprévue.
Le reporting participe ainsi au Duty of Care et à la capacité de l’entreprise à accompagner ses voyageurs lorsqu’ils en ont besoin.
Piloter les voyages d’affaires, c’est donc à la fois maîtriser les coûts, analyser les comportements, mesurer l’impact environnemental et veiller à la sécurité des collaborateurs.
VERDIÉ BUSINESS : la donnée au service de votre politique voyage
Chez VERDIÉ BUSINESS, nous associons l’expertise de nos conseillers à des solutions digitales permettant aux entreprises de mieux piloter leurs déplacements professionnels.
Notre espace client permet de disposer d’une vision claire de l’activité et d’analyser les données selon différents critères : voyageur, type de prestation, entité ou période.
L’objectif : transformer les données de voyage en informations utiles pour vous aider à maîtriser vos budgets, optimiser votre politique voyage et accompagner vos collaborateurs.
Parce qu’un bon reporting ne doit pas seulement expliquer ce qui s’est passé. Il doit surtout vous aider à décider de ce que vous allez faire ensuite.
Et si vos données voyages devenaient un véritable outil de décision ?
Vous souhaitez mieux comprendre vos dépenses, identifier de nouvelles sources d’économies ou faire évoluer votre politique voyage ?
Les équipes VERDIÉ BUSINESS vous accompagnent dans l’analyse et l’optimisation de vos déplacements professionnels.
